Autrement dit « les 10 conseils d’une pro pour partir en congés l’esprit tranquille … » – Alexandra Fleury, THE A-FACTORY™
Chaque année, la même échéance : tout doit être bouclé avant le 14 Juillet. Besoin de repos, de se ressourcer, la pause annuelle tant méritée s’annonce enfin, après une année chargée, studieuse, stressante et pleine de rebondissements.
Soleil, chaleur, farniente, découverte, sport et plaisirs en tous genres nous attendent … avant de pouvoir profiter au mieux de ces doux moments tant attendus, il faudra traverser les affres du bouclage au bureau.
3 … 2 … 1, c’est parti ![no_toc]
Conseil N°1 : Dès demain, votre rétro-planning vous ferez
Effectivement, pour mieux planifier les trois semaines à venir, quoi de mieux que notre fameux rétro-planning ? Simple et efficace, vous saurez exactement quoi faire et quand le faire. Le secret pour partir serein en vacances, c’est préparer le juste-avant le départ en vacances. Avez-vous pensé à tout ce qu’il vous reste à faire au bureau avant de partir tranquille ? Utilisez les tuyaux qui suivent pour poser vos actions en attendant le grand départ !
Conseil N°2 : Tous vos collègues, vous préviendrez
Communiquez, informez, briefez, jalonnez, distribuez les responsabilités à chacun au moins quinze jours avant votre départ. Vous avez besoin d’organiser votre activité en prévision de votre absence, question de respect et de bonne ambiance au travail, rien n’est plus déplaisant pour ceux qui restent d’apprendre qu’ils auront une surcharge de travail à la dernière minute : proposez une réunion pour passer en revue les dossiers et donner la marche à suivre, déléguez les tâches aux bonnes personnes et souvenez-vous qu’eux aussi ont besoin de savoir pour s’organiser; désignez une seule personne qui sera chargée de vous joindre en cas d’urgence.
Conseil N°3 : À vos clients, vos congés vous rappellerez
Pour les rassurer, donnez-leur les coordonnées des personnes qui feront le lien en votre absence. Prendre des vacances (bien méritées) n’est pas considéré comme une faute professionnelle. Ils sont à même de comprendre. Vos relations avec eux n’en seront que plus renforcées si chacun sait qui joindre quand vous n’êtes pas là. Faites de même pour vos fournisseurs, ils sont aussi vos partenaires.
Conseil N°4 : Les feuilles de route de vos collaborateurs, vous validerez
Puisque vous ne travaillez pas en solo mais bel et bien en équipe, toutes ces préparations permettront à vos collègues de s’organiser et de préparer la période de surplus d’activité. En bonne intelligence et membre de l’équipe, vous validerez avec chacun de vos collègues la compréhension et les modalités du passage de relai. Vos clients aussi vous diront merci !
Conseil N°5 : Avant de partir, vos notes de frais vous règlerez
Imaginez qu’une fois validées, ces notes et les remboursements qui en découlent vous permettront de profiter encore mieux de cet été. Vous envisagiez sérieusement de faire cela à la rentrée ? Avec tout ce que le retour comporte comme frustrations ? Le plus pertinent des réflexes serait de mieux préparer son absence et en même temps son retour, ainsi vous profiterez plus longtemps des bénéfices de votre repos estival.
Conseil N°6 : Votre stagiaire pour la rentrée, vous recruterez
En restant dans la logique précédente, vous et votre « bataillon » serez fin prêts à retrousser vos manches et à faire face aux aléas de septembre. Les plus grands spécialistes de l’organisation personnelle et de l’efficacité professionnelle vous le diront : pour réussir une épreuve ou le passage d’un moment à fort enjeu (votre rentrée et accessoirement celle de l’entreprise !) rien de mieux que la préparation. Des choses simples, faites aujourd’hui, vous permettront d’économiser temps et énergie, donc de l’argent demain ! Rien de mieux que d’anticiper ce qui peut l’être.
Conseil N°7 : À jour votre comptabilité, vous mettrez
Vous pensiez sincèrement pouvoir vous connecter depuis Bora Bora sur le serveur de l’entreprise ? C’est vrai après tout, faire un peu de compta au cas où vous vous ennuieriez … là-bas ?!! Ou bien votre fantasme secret est de vous faire appeler par votre banquier en vacances ! Évidemment, nous ne le dirons jamais assez, le remède à des vacances catastrophiques voire angoissantes, c’est de se mettre à jour, à tous niveaux. Si la tranquillité s’obtenait d’un coup de baguette magique, cela se saurait. Pour éviter, angoisses, frustrations, et même retour en catastrophe depuis le paradis de l’autre bout du monde, liquidez vos points budgétaires, bordez vos dépenses habituelles, permettez à vos collègues de ne pas devoir courir à la compta pour régler un contentieux dont vous seul êtes responsable. Ainsi zen vous bullerez cet été.
Conseil N°8 : Votre bureau, vous rangerez …
… et quelques envois aux archives, vous ferez !
C’est simple, vous permettrez ainsi à ceux qui font la jonction de mieux accéder à ce dont ils pourraient avoir besoin dans la gestion de vos tâches. Facilitez la vie aux autres, c’est se faciliter la sienne au retour. Croyez-le, mieux vaut éviter d’énerver certains collègues !
Conseil N°9 : Votre ordinateur et téléphone, vous oublierez …
… mais, un numéro en cas d’extrême urgence, vous laisserez !
Ne nous dites pas que vous alliez les garder avec vous ! Avec tous les risques que cela comporte : vol, perte, casse et perte de vos données !! Pour cultiver la paix et la sérénité et enfin vous ressourcer, profitez donc de l’instant présent. Il y a des gens qui vivent pour travailler… sont-ils plus heureux ? Vos vacances sont bien méritées alors dé-ten-dez-vous !
Conseil N°10 : Confiance en vos collaborateurs, vous aurez !
Et ainsi, de très bonnes vacances, vous passerez. 😉
Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter de très bonnes vacances … C’est maintenant à vous de jouer !
Ces conseils sont proposés par la coach, Alexandra FLEURY, agent Initiateur de Déclics.
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