Le bureau… on y passe au minimum 7 heures par jour du lundi au vendredi. Pour certains, ce chiffre est multiplié par 2, voire plus. C’est donc un vrai espace de vie qui mérite d’être organisé pour nous aider à produire un travail efficace. Pourtant pour bon nombre d’entre-nous, organiser son bureau n’est pas chose facile. Voici 5 astuces faciles à mettre en place pour que votre bureau se transforme en un allié de choix dans votre productivité.[no_toc]
1. On trie, on jette et on classe les papiers
Qui n’a jamais eu une ou plusieurs piles de papier sur son bureau ? Vous savez cette pile où on se dit, je verrai ça plus tard quand j’aurais du temps… de toutes façons si je cherche un document je sais qu’il est là ! Certes, c’est une solution comme une autre, mais ce n’est certainement pas la meilleure. Alors prenez votre courage à deux mains et classez tous vos documents. Pour cela, il existe des trieurs ou parapheurs qui peuvent vous aider à classer les documents en fonction de leur urgence. N’hésitez pas non plus à jeter ce qui n’est pas indispensable, donc pensez à vous équiper d’une poubelle. Évitez également d’imprimer les emails ou tout autre document que vous avez en format numérique, cela ne sert généralement à rien. En vous obligeant à faire le tri dans vos documents au moins une fois par semaine (le vendredi après-midi par exemple), vous verrez déjà combien il est plus agréable de travailler sur un bureau qui n’est pas envahi par une multitude de papiers en tout genre. Et surtout, vous gagnerez un temps considérable au quotidien pour retrouver un document précis.
Le conseil + : Le tri se fait également dans la boîte mail. Pensez à classer vos emails et oubliez la boîte de réception fourre-tout. Profitez de la saison estivale qui arrive où l’activité sera un peu ralentie pour vous attaquer à cette tâche laborieuse mais ô combien utile !
2. Des équipements adaptés
Quand on choisit un bureau, on pense d’abord à son côté esthétique. Certes, c’est important mais l’essentiel est ailleurs. Ce n’est pas un beau bureau qui vous aidera dans votre organisation. Pensez avant tout à avoir des espaces de rangement : tiroirs, placards, caissons, etc. Si jamais votre bureau n’en dispose pas, il existe des caissons modulables qui peuvent être adaptés à de nombreux modèles. L’armoire peut aussi être une solution, tout comme les étagères ou les boîtes de rangement. Dans tous les cas, la réflexion doit être centrée sur l’efficacité que cela peut vous procurer. L’aspect esthétique intervient alors en seconde position. Mais aucune inquiétude, il est tout à fait possible d’allier les deux !
Attention, votre bureau lui-même ne doit pas pour autant devenir un espace de rangement. Votre « plan de travail » doit rester au maximum épuré pour vous permettre de rester concentré sur votre écran d’ordinateur. Gardez à proximité, agenda, cahier de notes et stylos mais pas plus.
Le conseil + : Veillez à ranger votre bureau le soir avant de partir, cela vous aidera à débuter votre journée du lendemain plus facilement et avec un plus grande motivation.
3. Les fournitures indispensables
Justement en parlant de ce qu’il vous faut à portée de main sur votre bureau, certaines fournitures doivent être toujours sur votre bureau. Les stylos, stabilos, et crayons sont essentiels. Même si nous écrivons de moins en moins avec l’usage des outils numériques, avoir ce qu’il faut pour prendre des notes ne doit pas disparaître. Là encore, faîtes le tri car souvent nous gardons des stylos qui n’écrivent plus. Ce qui est un comble tout de même ! En les rangeant dans un pot prévu à cet effet, vous gagnerez du temps au quotidien. Certains pots sont très astucieux puisqu’ils disposent également de place pour ranger l’agrafeuse, ses agrafes et autres trombones.
Pensez aussi au cahier pour la prise de notes ou aux post-it. Ces petites notes adhésives peuvent être très utiles pour vous servir de pense-bête des tâches à ne pas oublier. Attention toutefois à ne pas en faire un usage démesuré, ce qui deviendrait contre-productif. Trop de post-it peut créer une pollution visuelle qui perturbe la concentration.
Le conseil + : Pensez à toujours avoir sous la main, le petit cahier de notes ou de brouillon. C’est indispensable pour inscrire tout ce qui vous passe par la tête ou prendre des notes lorsque que vous recevez un coup de téléphone.
4. Un cadre agréable et optimal
Si vous n’avez pas la chance d’avoir un bureau disposant d’une belle vue ou d’une lumière naturelle agréable, pensez à vous doter d’une lampe de bureau. Si vous avez une fenêtre, installez de préférence votre bureau face à celle-ci ainsi vous ne serez pas gêné par d’éventuels reflets du soleil.
Le siège de bureau a aussi son importance. Imaginez-vous passer 7 heures par jour sur une chaise inconfortable, rien de pire pour perdre à la fois concentration et confort. N’hésitez donc pas à investir dans un fauteuil adapté à votre activité et vos habitudes de confort.
Enfin, pour que le cadre soit optimisé, faîtes de votre bureau un espace personnalisé ou vous sentirez bien. Que ce soient des plantes, des photos, des tableaux ou toute autre décoration, n’oubliez pas que ce bureau est le votre ! N’allez pas jusqu’à vous transformez en Valérie Damidot mais n’hésitez pas à faire que votre espace de travail devienne également un lieu où vous aurez plaisir à rester.
Le conseil + : Placez une petite photo familière : enfants, chéri(e), paysage… tout ce qui pourra vous procurer un peu de réconfort si la démotivation venait à se faire sentir.
5. Organisez votre temps de travail
Après tous les aspects matériels que nous venons de voir, celui-ci repose plus sur vous. Un travail bien effectué repose en grande partie sur l’organisation que vous aurez. En tous cas, cela renforcera votre efficacité et votre productivité. Commencez par avoir un agenda et un seul… pas deux ou trois. Que vous soyez plutôt adepte du format papier ou électronique, pensez à reporter tous vos rendez-vous, qu’ils soient professionnels ou personnels et mettez-vous des alertes si vous optez pour un agenda électronique. Il est facile aujourd’hui de synchroniser tous les appareils électroniques dont vous disposez : ordinateur, Smartphone, tablette, etc.
Prenez également l’habitude de vous faire des « To do list », autrement dit une liste des choses à faire. Cela peut paraître assez scolaire pourtant c’est presque indispensable pour gagner en efficacité. Organisez votre journée la veille en planifiant les tâche longues et un peu rébarbatives de préférence le matin, moment de la journée où la concentration est la meilleure. Essayez de calculer de manière objective le temps pour réaliser chaque tâche et classez-les dans l’ordre de priorité. Pensez également à vous garder 1 à 2 heures libres pour gérer les impondérables qui peuvent survenir à tout moment. Si cela n’arrive pas, il vous aurez ainsi la possibilité de vous avancer pour le lendemain.
Le conseil + : Si vous avez le plus grand mal à vous organiser et à tenir votre To do list, installez un tableau au mur dans votre bureau, que ce soit un simple tableau blanc ou bien un planning. En mettant au vu et au su de tous, les tâches que vous devez accomplir, cela vous donnera une motivation supplémentaire pour les réaliser !
