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Quel jour organiser la réunion hebdomadaire ?
Dans l’idéal, la réunion hebdomadaire devra être fixée même jour, même heure chaque semaine, pour éviter de devoir caler les agendas des participants à chaque séances. Passons à présent en revue les journées de la semaine pour définir au mieux quel pourrait être le jour idéal de réunion, dans votre entreprise.
Lundi ? Le lundi, au retour du week-end et pour débuter la semaine. Pourquoi pas ?
Pour : permet de planifier les actions de la semaine entière et d’attaquer du bon pied.
Contre : c’est peut-être un peu tôt le lundi. Cela peut être stressant si la réunion est en matinée, au retour du week-end.
Mardi ? Toujours en début de semaine. Assez propice comme journée.
Pour : tout le monde est à son poste, déjà de retour intellectuellement dans son travail.
Contre : beaucoup de rendez-vous ce jour là.
Mercredi ? Milieu de semaine, ni début ni fin. Mitigé.
Pour : Bon pour les réunions très opérationnelles.
Contre : C’est le jour off des mamans et papas, et des 4/5ème en général, donc pas forcément pratique.
Jeudi ? Début de fin de semaine. De quoi entamer tout de même quelques actions à faire aboutir en début de semaine suivante.
Pour : C’est une bonne journée si la réunion est en matinée. Il reste le temps d’agir et tout le monde est à son poste.
Contre : Souvent des rendez-vous ce jour là.
Vendredi ? Ce n’est pas l’idéal, même si cette journée est généralement plus une journée de l’interne.
Pour : C’est la journée de l’activité interne de l’entreprise. Peu de rendez-vous en extérieur.
Contre : C’est la veille du week-end, aucune action facile à engager ce jour-là et tout sera en partie oublié d’ici au lundi. C’est aussi le jour des RTT, donc pas l’idéal.
Combien de personnes à une réunion hebdo ?
Faites des réunions hebdomadaires avec une dizaine de personnes maximum. Avec trop de monde autour de la table, vous risquez d’en perdre une bonne partie qui ne se sentira pas concerné par les sujets abordés. Si vous êtes plus nombreux dans l’entreprise, faites que les managers organisent des réunions opérationnelles avec leurs propres équipes et faites ensuite des réunions entre managers.
Combien de temps doit durer une réunion hebdomadaire dans l’idéal ?
Une heure maximum. Au-delà, cela devient trop long et la réunion perd de son efficacité. Vous souhaitez que vos équipes soient dynamiques, faites que vos entretiens internes le soient aussi. Vous avez largement le temps de balayer les sujets de la semaine en une heure, avec une dizaine de personnes.
A quelle heure est-il le plus approprié d’organiser la réunion hebdo ?
Tout d’abord, il est préférable de rassembler vos équipes en matinée, mais pas à l’aube non plus. Pensez donc à préparer le café pour tous. Evitez au possible de les réunir après la pause déjeuner (somnolences assurées) ou en fin de journée alors que vos collaborateurs n’ont qu’une envie, rentrer chez eux.
Comment dérouler les sujets lors d’une réunion ?
Avoir préparé un ordre du jour envoyé par mail aux différents intervenants peut être aussi une bonne solution. Ainsi tout le monde a le temps de préparer au préalable ses sujets afin d’optimiser la réunion. Ensuite, vous avez besoin d’un leader, comme un chef d’orchestre, pour structurer la réunion. Sa mission est de faire en sorte de balayer tous les sujets, respecter le timing, répartir les tâches et surtout faire en sorte que chacun se sente concerné et reste attentif. Que le leader n’hésite pas à se lever et se déplacer, inscrire les objectifs sur le tableau blanc par exemple, de façon à maintenir l’attention. Faites un bref récapitulatif des dossiers en cours, avant d’interroger chacun sur l’avancée de ces sujets. Personne ne devrait avoir un temps de parole supérieur à 10 minutes, pas même le leader. C’est contre-productif et anti-dynamique. Savoir synthétiser est preuve d’efficacité. S’il faut approfondir, le leader de la réunion pourra reposer une question ou traiter le sujet en dehors de la réunion opérationnelle. Faites en sorte que les temps et prises de parole ne soient pas l’arène de la cacophonie.
Comment conclure une réunion ?
Terminez par les bonnes nouvelles. Chaque petite victoire et une réelle avancée pour l’entreprise et chacun peut participer. Et achevez en récapitulant les actions à mener d’ici la prochaine réunion.
Quel suivi pour la réunion ?
Oui, un suivi. Ce serait une erreur de laisser toutes ces décisions dans la salle de réunion. Faites en sorte qu’une personne soit en charge de faire un récapitulatif de la réunion, et avertissez la dès le début, pour qu’elle suive avec attention tous les sujets (mêmes ceux qui ne la concernent pas directement). Pour respecter l’équité, faites tourner le responsable à chaque réunion.
Le récapitulatif devrait dans l’idéal récapituler les taches pour chacun, avec des échéances et être envoyé à tous. Ainsi, tout le monde sait ce qu’il a à faire et ce que les autres doivent accomplir de leur coté. Invitez les uns à aider les autres si leurs taches sont accomplies. Veillez à ce que l’effort soit porté sur tous et par seulement sur quelques-uns.
